Phone: (075)211-5111 （代表）
初めて幹事をされる方へ「ご提案」
初めて幹事を任せられて、何をどのように決めて、どのように段取りすれば良いのか？など、お悩みの事はございませんか。ホテルオークラ京都では、大小様々な宴会場を有しており、ご人数に合わせた会場をご用意いたします。ご希望に沿って、宴会プランナーがご提案いたします。
STEP 1【お問い合わせ】
まずは、ホテルに電話・来館・公式サイトよりお客様のご都合に合わせてお問い合わせください。
- ご希望のお日にち・お時間・ご人数・ご宴会の内容〈各種パーティー（周年記念・同窓会・結婚式の二次会など）・会議・セミナー・展示会・講演会・法要ほか〉のご予算をお伺いし、会場の空き状況をお調べいたします。
- 会場のご用意が可能であれば「正式決定」もしくは、お取消料がかからず1週間会場をおさえることができる「仮予約」をおすすめしています。仮予約期限の延長については、宴会プランナーにご相談ください。
- 会場のご見学、お見積書などご希望の場合は気軽にご用命ください。
STEP 2【ご決定】
「仮予約」をいただいた場合は、期日までに開催の有無についてご連絡をお願いいたします。
STEP 3【お打ち合わせ】
担当者よりご連絡をさせていただき、実際にお打ち合わせを始めてまいります。
ご案内状の作成、会場のレイアウト、料理〈コース料理（フレンチ・和食・和洋折衷・中国料理）・ブッフェ料理（着席・立食）など〉、お飲物内容、看板、必要機材など、宴会に関する具体的なお打ち合わせを宴会プランナーとともに進めてまいります。
STEP 4【最終確認】
最終のご人数変更につきましては、前日の午前10：00までとさせていただいております。
それ以降の減員に関しましてはキャンセル料がかかりますのでお気を付けください。
STEP 5【当日】
当日、幹事様は開宴より少し早めにホテルにお越しいただき、受付のご準備や会場のチェックなどをしていただきます。また、会場のサービスを担当する責任者をご紹介いたします。
STEP 6【お支払いについて】
基本的にお見積もり金額を前日までにお振込み・ご来館にてご入金いただくか、もしくは当日のご精算でお願いしております。当日、時間延長された場合は延長料金をいただく場合がございます。予めご了承ください。
※事前に請求書の発行も承っております。気軽にお申し付けください。
【その他】
※ご宿泊が必要な場合は早めにご相談ください。
※バスやタクシーの手配も可能でございます。
※食材やお飲物のお持込はご遠慮いただいております。
※太鼓などの打楽器や大音響を発する物のお持込については、他の会場に影響を与えるためお断りさせていただく場合がございます。
（但し、事前に担当プランナーにご相談いただければ調整可能な場合がございます。事前のご相談がなければお断りさせていただく場合がございます。ご了承ください。）
